IT firma til en virksomhed med flere arbejdssteder: Få kontor, lager og drift til at hænge sammen

REKLAME

IT er forholdsvis enkelt at overskue, når alle medarbejdere sidder på det samme kontor og arbejder i de samme programmer. Virkeligheden ser anderledes ud i mange virksomheder omkring Herning.

Her kan administrationen sidde ét sted, mens varer håndteres på et lager, produktionen foregår i en anden bygning, og montører, chauffører eller sælgere befinder sig ude hos kunder. Nogle medarbejdere arbejder fra en stationær computer, andre fra bærbare enheder, telefoner eller tablets.

Det stiller nogle helt andre krav til IT.

Det nytter ikke meget, at systemerne fungerer perfekt på hovedkontoret, hvis lageret mister forbindelsen til ordresystemet, eller medarbejderen ude på en opgave ikke kan åbne de dokumenter, der er nødvendige for at løse arbejdet. Derfor bør et IT firma ikke alene interessere sig for computere og software, men også for de arbejdsgange, teknikken skal understøtte.

Tegn IT-landkortet ud fra arbejdsdagen

Et nyttigt sted at begynde er at se på, hvordan information rent faktisk bevæger sig gennem virksomheden.

En ordre kan eksempelvis blive modtaget af salgsafdelingen, registreret i et ERP-system, sendt videre til lager eller produktion og senere ende hos en chauffør eller montør. Undervejs kan flere medarbejdere have brug for adgang til de samme oplysninger, men ikke nødvendigvis med de samme rettigheder.

Hvis bare ét led er ustabilt, bliver problemet hurtigt praktisk.

Det kan være et trådløst netværk, der ikke dækker hele lagerbygningen. Det kan være en medarbejder på farten, som ikke kan få sikker adgang til dokumenter. Eller det kan være et ældre system, som kun fungerer fra bestemte computere og derfor gør virksomheden unødigt afhængig af enkelte arbejdspladser.

En gennemgang bør derfor ikke kun spørge: Hvilke computere har vi? Den bør også undersøge:

• hvilke systemer der bruges i de enkelte dele af virksomheden
• hvor medarbejderne befinder sig, når de skal bruge dem
• hvilke data forskellige roller har behov for adgang til
• hvor driften er mest sårbar over for netværksproblemer
• hvordan mobile enheder og hjemmearbejdspladser håndteres
• hvilke systemer der skal kunne kommunikere med hinanden.

Når arbejdsgangene er kortlagt, bliver det langt lettere at se, hvor IT-løsningen bør styrkes.

Det lokale IT-samarbejde skal passe til den fysiske virksomhed

For en virksomhed med netværksudstyr, servere, arbejdsstationer eller produktionsnære systemer kan der stadig være situationer, hvor support ikke alene kan løses over telefonen.

AZEND beskriver på https://azend.dk/it-firma/herning/, at virksomheden har base i Ikast og arbejder med virksomheder i Herning og omegn. De fleste almindelige supportsager kan håndteres eksternt, mens medarbejdere kan køre ud, når opgaven kræver fysisk adgang til eksempelvis netværk, servere eller nye arbejdspladser.

Den kombination kan være relevant i virksomheder, hvor IT både består af cloudtjenester og fysisk udstyr på flere områder af matriklen.

AZEND fremhæver eksempelvis forskellige behov i det midtjyske erhvervsliv: Produktion og maskinindustri kan være afhængig af stabile maskinnetværk, ERP- og lagersystemer, mens transportvirksomheder kan have behov for adgang på tværs af lager, kontor og medarbejdere på farten. Inden for handel kan webshop, kassesystem og øvrige integrationer være tæt forbundne.

Det illustrerer, hvorfor standardløsninger sjældent bør vælges uden først at se på den konkrete virksomhed.

Et mindre handelsfirma kan have større behov for stabile integrationer end for avanceret lokal serverdrift. Et produktionsfirma kan derimod have enkelte systemer, hvor kortvarig nedetid straks mærkes i den fysiske produktion. En håndværksvirksomhed kan have størstedelen af medarbejderne væk fra kontoret og derfor stille højere krav til mobil adgang.

IT-løsningen bør følge den virkelighed.

Færre tekniske øer gør arbejdsdagen lettere

Efter nogle års vækst får mange virksomheder et teknisk landskab, der er blevet bygget lidt ad gangen.

Et nyt system er blevet købt til lageret. En bestemt afdeling bruger sin egen løsning til filudveksling. En medarbejder har oprettet et abonnement, som resten af organisationen næsten har glemt, og enkelte arbejdsgange kræver stadig manuelle mellemtrin mellem systemerne.

Hver løsning kan isoleret set fungere fint. Problemet opstår, når de ikke fungerer som en helhed.

Her kan det være nyttigt at få kortlagt servere, netværk, licenser, backup og sikkerhed samlet. Det er også den fremgangsmåde, AZEND beskriver i forbindelse med et leverandørskifte: Før der anbefales en ny løsning, gennemgås den eksisterende IT-opsætning, hvorefter der udarbejdes en plan for den videre drift.

Målet behøver ikke være at udskifte alt.

Ofte kan den bedre løsning være at beholde de systemer, der fungerer, men få styr på forbindelserne mellem dem, adgangsrettighederne og ansvaret for den løbende drift. Andre steder kan det give mening at samle flere funktioner eller flytte bestemte arbejdsprocesser til cloud-løsninger, hvis det gør adgangen enklere for medarbejdere på forskellige lokationer.

Det afgørende er, at teknikken følger arbejdsprocesserne og ikke omvendt.

Når medarbejderen på lageret kan se den samme relevante ordreinformation som kollegaen på kontoret, og teknikeren på farten kan åbne de nødvendige dokumenter uden kreative omveje, bliver IT mindre synlig i hverdagen. Det er som regel et godt tegn.

Teknikken skal trods alt ikke være endnu en afdeling, som resten af virksomheden skal indrette sig efter. Den skal skabe forbindelsen mellem de mennesker, systemer og fysiske arbejdssteder, der allerede får forretningen til at fungere.